Szinte luxusnak számít, ha egy civil szervezetnél külön kommunikációs kolléga dolgozhat. Ez a pozíció jellemzően más területekkel van összevonva, legtöbb esetben az adományszervezéssel vagy az önkénteskoordinációval. Ez azt eredményezi, hogy a kommunikációs feladatok ellátására csak heti néhány óra jut. Pedig jól tudjuk, hogy a kommunikáció, ezen belül is a social média kommunikáció nagyon fontos kisebb szervezetek esetében is, hogy a követőink mindig naprakész információt kapjanak a munkánkról, és akár új támogatókat szerezzünk. Hiszen ma már sokszor előbb keresünk információt a közösségi médiában, mint akár az adott szervezet weboldalán.

Ha ti is hasonló cipőben jártok, hogy csak heti néhány óra marad a kommunikációs feladatok ellátására, akkor nektek szól ez a cikk. Igyekszünk hasznos tanácsokkal segíteni, hogy időhatékonyan, de fontos és informatív tartalommal tölthessétek meg a közösségi felületeiteket.

Melyik közösségi média felületen legyünk jelen?

Mielőtt belemerülünk a tartalomgyártásba, az első és legfontosabb dolog eldönteni, hogy melyik közösségi média felülete(ke)t használjuk. Kapacitástól, a célközönségünktől és a tevékenységünk típusától függ, hogy melyik platform a megfelelő számunkra.

Fontos tudni, hogy bár vannak kihívói, a statista.com adatai szerint Magyarországon még mindig a Facebook messze a legtöbb felhasználóval rendelkező közösségi média felület. Szokás arról beszélni, hogy a Facebookon már csak az idősek vannak jelen, de a statisztikák azt mutatják, hogy 25-35 és a 35-55 éves korosztályt is sokan képviselik, ha pedig kimondottan 55 év feletti a célcsoportunk, akkor gyakorlatilag nem is érdemes más közösségi média felületben gondolkoznunk.
Az Instagramot akkor javasoljuk, ha kimondottan sok izgalmas és jó minőségű fotót/videót tudunk készíteni a munkánkról, hiszen ott a legnagyobb hangsúly a vizuális megjelenésen van, a magyar felhasználók legtöbben a 25-35 éves korosztályból kerülnek ki ezen a felületen.

A legfiatalabb felhasználók pedig a TikTokra “költöztek”. Ha kimondottan a 15-24 éves korosztálynak szólnak az üzeneteink, akkor nincs mese, meg kell ismerni a TikTok felületét és a videóvágás alapjait.

Ha szeretnénk erősíteni szakmai partnerkapcsolatainkat, érdemes létrehozni egy LinkedIn profilt is, ahol megosztjuk a szakmai sikereinket, mérföldköveket, illetve gyakornoki- vagy álláslehetőségeket.

A fentieknek megfelelően optimális esetben minden platformon más üzenettel, különböző tartalmakkal kellene megszólítanunk az adott közönséget, de ha erre nincs kapacitásunk, vannak olyan eszközök, amelyek leegyszerűsítik a különböző platformokon való kommunikációt.

META Business Suite – posztolj egyszerre a Facebook és Instagram oldaladra!

Az Instagram felvásárlásával a Facebookot üzemeltető cég létrehozta a META-t, amin keresztül ugyanarról a felületről lehet kezelni a Facebook és Instagram posztokat és hirdetéseket, ezzel rengeteg időt és energiát spórolva a felhasználó számára. Ha szeretnétek egyszerre aktívak lenni mindkét platformon, dolgozzatok a META Business Suite-ből. Itt össze tudjátok kötni az oldalaitokat, hogy ugyanazt a posztot egy kattintással mindkét felületre ki tudjátok tennik. Ez kevésbé “elegáns” megoldás, mintha egyedi tartalmatok lenne mindkét felületen, viszont ha nincs időtök külön posztokat gyártani, akkor nagyon célszerű.
Amikor beírjátok a szövegdobozba a poszt szövegét, ki tudjátok választani és egyenként kicsit személyre szabni a két felületen megjelenő szöveget, így például az Instagram posztok alá be tudtok illeszteni néhány hashtaget, ami alapján könnyebben megtalálhatják a tartalmaitokat a felhasználók.

Heti hányszor, milyen napon, melyik napszakban posztoljunk?

Erre a kérdésre nincs örökérvényű válasz. Bár rengeteg “Ezek a legjobb napok/napszakok a posztolásra!” típusú cikkel találkozhatunk, valójában a legjobb, ha mi magunk teszteljük le, hogy a mi tartalmainkra a saját közönségünk mikor hogyan reagál. Gondoljuk át, hogy kik olvassák a posztjainkat, próbáljunk az ő fejükkel gondolkozni. Próbáljuk ki, hogy pár hétig csak délelőtt/reggel posztolunk, aztán csak délután/este. Ugyanezt megtehetjük hétköznap-hétvége összehasonlítással is. Kell hozzá egy kis idő és türelem, de valószínűleg megtérül a befektetett energia, ha ki tudunk olvasni valami mintázatot.

Ha nincs annyi kapacitásunk, hogy minden nap posztoljunk valamit, inkább osszuk be az időt és a tartalmat, és maradjunk a heti 2-3-4 posztnál, ezt viszont tegyük következetesen – ebben fog segíteni a tartalomnaptár.

Tartalomnaptár (social calendar/content calendar)

A hatékonyság egyik alapja a tervezés, ez nincs másképp a social média kommunikáció esetében sem. Tervezzétek meg előre, hogy melyik felületre milyen típusú tartalmat fogtok posztolni, hogy rendszeres és következetes legyen az oldalaitokon megjelenő információ.

Legjobb, ha készítetek egy online tartalomnaptárat, ami gyakorlatilag egy excel táblázat a dátumokkal és a felületekkel, ahol a posztok megjelennek. Így előre láthatjátok, hogy hány posztotok van az adott héten, vagy ha egy jó ötlet eszetekbe jut, fel tudjátok jegyezni, hogy ne felejtsétek el. Rengeteg ingyenesen elérhető tartalomnaptár-sablont találtok az interneten, ha beírjátok a keresőbe a kifejezést. Válasszatok egy számotokra szimpatikusat, amit aztán személyre is szabhattok.
Ez lehet, hogy “túl profinak” tűnik, de csak az első alkalommal van vele kicsit több feladat, amíg elkészítitek, utána azonban rengeteg időt és energiát spórolhattok a segítségével, főleg, ha egyszerre többen is dolgoztok a szervezeti kommunikáción.

Néhány szempont, amire érdemes figyelni a tartalomnaptár összeállítása során

A tartalom tervezésekor érdemes szem előtt tartani, hogy megfelelő arányban legyenek különböző típusú posztok a felületünkön. Ha gyakran osztunk meg “szárazabb”, szakmaibb tartalmat, érdemes lazítani egy-két életképpel az irodából vagy kedves történettel az általunk támogatott közösségről. Gondoljátok át és szedjétek össze, hogy milyen típusú tartalmaitok vannak jellemzően, és adjatok egy színkódot mindegyiknek a tartalomnaptárban. Igyekezzetek úgy összeállítani a heti tervet, hogy minden színből szerepeljen egy a naptárban. Példa: hétfőnként posztoljatok egy sikersztorit/történetet/blogposztot, szerdánként egy szakmai anyagot, pénteken pedig egy “kulisszák mögött” fotót pl. az irodából vagy a terepről. A felhasználók azt szeretik, ha látják az embert is a tevékenység mögött. Mutassátok meg, hogy kik vagytok, készítsetek akár egy sorozatot a munkatársakról, ez hitelessé is teszi a szervezetet és nem kerül sok energiába, nem kell nagy tervezés hozzá: telefonnal készült jó minőségű életképek tökéletesen megfelelnek.

Időzítés

A META Business Suite hasznos funkciója az időzítés, amivel szintén sok időt nyerhetünk. Ha kitöltöttük a heti tartalomnaptárat, egy külön dokumentumban (vagy a táblázat másik fülén) vezethetjük a poszt szövegeket. Ez egyrészt azért hasznos, mert így biztosan nem vész el semmi (a legjobbakkal is megtörtént már, hogy egy hosszabb szöveg írása közben lefagyott a Facebook és odaveszett az egész…) másrészt utólag könnyen vissza lehet keresni, és ha sorozat jellegű posztokat írunk, akkor ki is másolhatunk sztenderd szövegrészleteket. Ha elkészültek a szövegek és képeink is vannak, érdemes beidőzíteni a posztokat, hogy a hét további részében már ne legyen dolgunk vele, megy majd “magától’. Teljesen azért ne dőljünk hátra, naponta egyszer ellenőrizzük, hogy minden úgy tötént-e, ahogyan szerettük volna. Ha változás történt idő közben, bármikor tudjuk törölni vagy módosítani az időzített posztokat is.

Bízzunk feladatokat az önkénteseinkre!

Sok időt megspórolhatunk a kommunikációban is, ha bizonyos feladatokat az önkénteseinkre bízunk. Nem kell, hogy ők gyártsák le a tartalmat, de rengeteg apróságban segíthetnek. Íme néhány példa:

• fotózás: alap, de nem biztos, hogy mindenkinek eszébe jut. Kérjük meg egy önkéntesünket, hogy kövesse le a stáb egy napját az irodában egy fényképezőgéppel, vagy jó kamerával rendelkező telefonnal, az így készült képeket pedig később sok hétre/hónapra lebontva tudjuk majd használni.
• kommentek, üzenetek megválaszolása: fontos, hogy mindig időben válaszoljunk az üzenekere és kommentekre, hiszen az interakció az egyik legfontosabb tulajdonsága a közösségi médiának. Ha gyakran kapunk hasonló kérdésekben üzeneteket, állítsunk össze egy “gyakori kérdések” dokumentumot, amelynek alapján önkénteseink is könnyen válaszolni tudnak, és nekünk csak a különleges esetekkel kell foglalkozni. Ugyanez érvényes a kommentek megválaszolására is. Legyen egy előre lefektetett szabályzatunk arra vonatkozóan, hogy ha durva, sértő, támadó, vagy a poszt kontextusába nem illeszkedő kommentet kapunk, mi a teendő. Az adott posztot elrejthetjük, törölhetjük, vagy jelenthetjük/tilthatjuk a felhasználót. Itt is fontos, hogy következetesek legyünk és egyformán kezeljük a hasonló eseteket. Jó, ha készítünk egy szabályzatot is, amit ilyen esetekben megoszthatunk a kommentelővel hivatkozási alapként.
• tartalomnaptár összeállítása: az előző bekezdésben hozott színkódos példa alapján önkénteseink is segíthetnek a tartalomtervezésben, akár hetekre/hónapokra előre
• jeles napok: kérjük meg önkénteseinket, hogy az egész évre előre gyűjtsék ki azokat a neves napokat, amelyek valamilyen módon kapcsolódhatnak a tevékenységünkhöz. Kísérletezzünk és ne csak a klasszikus ünnepeket vagy a nagy nemzetközi napokat nézzük, hiszen ma már nagyjából mindennek van napja. Keressünk bátran olyan izgalmas jeles napokat, amelyeket egy kis csavarral egyúttal edukációs poszttá is formálhatunk

+1 legfontosabb dolog: mindig legyen friss, naprakész és egységes az oldalunk!

A “mit posztoljunk” lázban könnyű megfeledkezni a legfontosabbról: hogy az oldalunk alapadatai és leírása mindig naprakész legyen! Bármelyik social felületről van szó, az első dolog, amit megnéz valaki, ha rákeres az oldalunkra, az a profilképünk, borítóképünk, intro szövegünk és egyéb leírások. Figyeljünk rá, hogy ezeket folyamatosan tartsuk frissen! Ellenőrizzük le, hogy még mindig aktuális-e az X évvel ezelőtt létrehozott oldalunk leírása, vagy ideje lenne frissíteni. Megadtuk az összes felületet, amin elérhetnek minket? Stimmel a nyitvatartás/egyéb információk?

Ha tetszett a cikk, a NIOK Alapítvány és a Hive Mind közösség együttműködésében létrehozott  Online kampány - ingyenesen, online és saját tempóban végezhető - kurzus is felkeltheti az érdeklődésedet!  Kérd a kurzust itt! >>