- A döntéshozó szerv üléseiről, tehát a kuratórium vagy közgyűlés üléseiről, legalább évente egyszer
- Az ügyintéző szerv üléseiről, ha ezt a létesítő okirat előírja, például egyesület elnökségének üléseiről
- A felügyelő szerv üléseiről, működése során legalább évente egyszer
- gyűjtőurna felnyitásakor, amely egy másfajta jegyzőkönyv, mint az ülések esetében
- Minden olyan esetben, amikor ezt a létesítő okirat előírja