Éves beszámoló, közhasznúsági beszámolók – bár fontosságuk, szerepük az átláthatóságban nem kérdés, leginkább mégis púpnak érezzük a hátunkon. Nem igazán alkalmasak kommunikációra, a támogatók megszólítására, arra, hogy valóban beszámoljunk róla, mi minden történt velünk egy évben. Ezért sok szervezet készít nem hivatalos, „színes-szagos” éves beszámolót is, ehhez kapcsolódóan gyűjtöttünk össze jó példákat és tippeket.

A cikk végén pedig az ASZÖT tagjainak legjobb 2023-as beszámolói böngészhetőek, amelyekből sok-sok jó megoldást leshettek el.

A beszámoló összeállításánál az alábbiakat érdemes átgondolni:

Kinek szól?

Mielőtt nekilátunk, fontos végiggondolni, kiknek, milyen célokra szeretnénk használni a beszámolót. Ez alapján dönthetjük el, mi kerüljön a fókuszba, mennyire kell magyarázni a szervezet céljait. Más a jó stratégia, ha már meglévő támogatóinknak, önkénteseinknek, vagy céges partnereinknek szól, vagy ha azoknak szeretnénk mesélni munkánkról, akik még nem tudnak rólunk sokat. Azokat, akik egyáltalán nem ismerik a szervezetünket, valószínűleg nem az éves beszámolóval fogunk elsőként megszólítani, de például a KórházSuli beszámolója megmutatja, hogyan tudjuk bemutatni szervezetünket, mintegy gyorstalpalóként annak, aki tud már rólunk, de nem sokat, és eljutott hozzá a kiadvány. Részletesen, de izgalmasan mesélnek a szervezet missziójáról, így az is hamar képbe kerül, aki korábban nem ismerte őket. A Bridge Budapest pedig, ahol a networking kiemelten fontos, leginkább azt helyezte középpontba, minél több konkrét vállalatot, partnert megmutatva.

Történetek, történetek!

A hivatalos beszámolókkal ellentétben itt nem szorít semmi keretek közé minket, így nyugodtan célba vehetjük az olvasók érzéseit. Minél személyesebb és szemléletesebb történeteket tudunk megmutatni, annál lebilincselőbb lesz a beszámolónk. Ezek nem csak a célcsoport tagjairól szólhatnak, hanem a munkatársak, önkéntesek, akár partnerek történetei is lehetnek. Hiszen fontos cél az is, hogy minél jobban megismerjék magát a szervezetet az érdeklődők.(Az is jó megoldás, amivel a Bagázsnál találkozunk, akik minden program mellé a munkatársakat is megmutatják.)  Ehhez nagy segítség, ha egész évben gyűjtjük az idézeteket, kérünk szöveges visszajelzéseket, és nem az amúgy is nagy évvégi hajtásban próbáljuk összevadászni ezeket. A Világszép Alapítvány apró mikrotörténetekkel mutatja be különböző programjait. Ezzel sokkal közelebb hozza és átélhetőbbé teszi egy-egy konkrét tevékenységüket, mintha csak leírná azokat. Az ilyen fajta történeteket pedig nyugodtan használhatjuk sérülékeny csoportok esetén is, hiszen név nélkül, nem beazonosíthatóan jelennek meg a szereplők.

De azért a számok is fontosak…

Ha az érzelmeket megszólítottuk, már félsiker, viszont nem árt a racionális fejeket is meggyőzni. A hatásunkat pedig számokkal, adatokkal tudjuk talán leglátványosabban alátámasztani. Hogy esetünkben mik a legszemléletesebb számok, nem mindig egyértelmű. Ennek megtalálását érdemes nem egy főre bízni, hanem közösen ötletelni akár az egész csapattal, hogy minél több szakmai szempont kerülhessen elő. És akárcsak a személyes történeteket, ezeket is érdemes nem az utolsó pillanatban definiálni, hanem tudatosan gyűjteni az év során. A NIOK Alapítványnál például erre fókuszáltunk, főleg, mivel civil szervezeteknek szolgáltató, sokszor a háttérben maradó szervezetként kevesebb megható történetünk van. De azért a számok közé is csempésztünk néhány humoros, a csapatról szóló apróságot.

A képernyő az új papír – éljünk vele!

Legtöbben már egyáltalán nem is készítünk papíralapú kiadványokat, és még ha pár példányt mégis nyomtatunk mutatóba, leginkább online olvassák majd ezeket. Ez pedig sok plusz lehetőséget jelent, könnyen, pár kattintással elhelyezhetünk linkeket, ami videókhoz, vagy más anyagokhoz vezet. Ettől nem csak interaktívabb, mozgalmasabb élmény lesz elolvasni a beszámolónkat, hanem lehetőséget is adunk a legelkötelezettebb támogatóinknak, hogy elmélyüljenek a munkánkban. Remek példa erre a Bátor Tábor, akik rengeteg videót tettek a szövegek mellé, így könnyen beszippanthatja az olvasót a tábor-feeling.

Jó, de ki csinálja mindezt?

Tény, hogy egy színvonalas évösszegző kiadvány elkészítése munka: szövegírás, képszerkesztés, adatgyűjtés, egyeztetés a csapat többi tagjával. Akkor érdemes ebbe belevágni, ha van rá megfelelő kapacitásunk. Viszont megijedni sem kell tőle: ha van olyan kreatív csapattag, aki tud erre munkaidőt fordítani, akkor nincs feltétlen szükség különleges tudásra. Minimális íráskészség és vizuális érzék persze kell, de nem szépirodalmat írunk, és a Canvában vagy Adobe Express Premium felületén például rengeteg szuper sablon közül választhatunk, amiket könnyen a szervezet arculatára alakíthatunk, ha nincs grafikában, kiadványszerkesztésben járatos kapcsolatunk. (Ráadásul civil szervezetként mindkét programot ingyenesen használhatjuk, így egy kis gyakorlás után nagyon szép és kreatív oldalakat szerkeszthetünk.) És ahogy sok másnál, itt is igaz, hogy a tudatos tervezés mennyire megkönnyíti a munkánkat. Ha év közben gyűjtöttük a képeket, sztorikat, számokat, akkor jóval egyszerűbb lesz összeállítani a beszámolót.

Ha nem állnátok neki magatok bűvészkedni valamelyik grafikai szerkesztőben, a Romániában működő Civitas Alapítvány egy azonnal használható, civil szervezetekre szabott sablont hozott létre, amelyet saját szövegekkel, képekkel behelyettesítve már kész is a minden részletre kiterjedő, olvasmányos mégis tömör beszámoló.

*A sablont a Civitas az "Impact in the spotlight. Building trust in NGOs" projekt keretében hozta létre, amelyet az Active Citizens Fund Romania (Izland, Liechtenstein és Norvégia által finanszírozott program) támogatott.

Hajrá! :)