Szervezet bemutatása 

A Méhvirág Központ és Anyamenedék Egerben áll a családok szolgálatára. Korszerű információkkal, tréningekkel, workshopokkal segítjük a családokat a várandósság, gyermekágy és a kisgyermekes időszak ideje alatt. A 2021-es alapítást követően munkatársaink száma a második évre elérte a 20 főt: az alapító dúlák mellett pszichológus, szoptatási tanácsadó, hordozási tanácsadó, kranioszakrális terapeuta, dietetikus, manuálterapeuta, babamasszázs oktató és holisztikus szemléletű segítők is a nők, édesanyák szolgálatában állnak. 

Rövid összefoglaló

A Méhvirág fenntartása és működtetése jelenleg még nagy kihívás. Mindamellett, hogy szeretnénk szervezetünket nyitottabbá, mások számára érthetőbbé, elérhetőbbé tenni, a mindennapi élet anyagi kihívásaival is küzdünk. Jelenleg Eger belvárosban bérelt ingatlanban dolgozunk. Bevételi forrásaink még hektikusan érkeznek, mint ahogyan a pályázati lehetőségek is kiszámíthatatlanok, így mindezek mellett igyekszünk olyan folyamatokat kidolgozni és programokon részt venni, ami az önkéntesekből álló szervezetünket is erősíti, és bevételt is jelent a megélhetésünkhöz. 

2023-ban részt vettünk egy városi pályázaton, melynek egyik vállalása az volt, hogy szervezzünk egy adománygyűjtést is. Ez a feladat olyannyira inspirált minket és jól sikerült, hogy 2024-ben már kibővített formában, egynapos rendezvényen vártuk az egri és környékbeli családokat az adventi időszakban. Ebben az írásban ezen bázisépítő eseményeink tapasztalatait osztjuk meg.

Offline kapcsolódás és megoldási lehetőségek

A 2023-as egri pályázati kiírásban csak annyi szerepelt, hogy az év során szerveznünk kell egy közösségi adománygyűjtést. Tagjainkkal közösen átgondolva, nagyon gyorsan arra a megoldásra jutottunk, hogy ha már belefektetjük az időnket és energiánkat, akkor a sikeres adománygyűjtés mellett az is a célunk, hogy minél többekhez eljussunk, minél több új család ismerjen meg minket. 

Időpontnak az adventi időszakot választottuk – bízva abban, hogy az ünnep jobban kimozdítja az embereket -, helyszínnek pedig a forgalmasnak vélt Agria Parkot. Úgy gondoltuk, hogy az adományért cserébe maradandó, emlékezetes ajándékot is adunk: munkatársaink szívvel-lélekkel készítették kézműves termékeiket (szappant, kozmetikumot, viaszgyertyát, süteményt), melyek közül választhattak az adományozók.

Az adventi adománygyűjtő vásár során biztosan tudtuk, hogy:

• szeretnénk a Méhvirágot népszerűsíteni a városi lakosság körében, 
• szeretnénk új klienseket szerezni,
• szeretnénk bevételt generálni,
• szeretnénk közös időt eltölteni a munkatársainkkal, de mindezt úgy, hogy közben ne kelljen lemondanunk családjainkról sem

A kitelepülésekkor beosztottuk magunkat, nagyjából 2-3 órát vállalt mindenki lehetősége szerint. Többünk gyermekei, családtagjai is segítettek a szállításban, ki- és bepakolásban, standfelügyeletben, ajándékcsomagolásban, süteménykínálásban.

2024-ben kicsit tovább gondoltuk programunkat és egész napos, családi adventi vásárt szerveztünk, szintén a karácsony előtti időszakban és a városközpontban. Nem titkolt szándékunk volt, hogy olyan rendezvényt szervezzünk, ahová családjaink is velünk jöhetnek és jól érezhetik magukat, illetve, hogy ismét minél több új családot elérjünk, behívjunk magunkhoz. Vittük a szokásos kézműves termékeinket, mellette pedig programokkal készültünk a látogatóknak. Volt zenekuckó, egész napos kézműveskedés, diavetítős mozi délután popcornnal. Egész nap velünk volt a Télapó kismanója, hogy begyűjtse a nagyszakállúnak szánt leveleket.

Előzetes kalkulációnkat nagymértékben felülmúlták eredményeink. Az első évben körülbelül 50-60 ezer forint adományt vártunk, azonban bőven a duplája felett teljesítettünk, így az első évet kiemelten sikeresnek értékeltük. 

A második vásárunkat az előző évek tapasztalatára építkezve szerveztük, bízva ismét a sikerességben. Itt azonban sajnos elmaradtak a várt eredmények - véleményünk szerint a hónap végi időpont miatt, ami a látogatók számára egy anyagilag nehezebb időszak már. Bár sokkal nagyobb projektet szerveztünk, sokkal több embert megmozgatva, mégis nagyjából az előző év eredményeit hoztuk a közel 100.000 Ft-os bevéltelünkkel. 

Az adománygyűjtő vásárokat a közösségi oldalakon, hírlevelekben, plakátokon, helyi médiában is hirdettük. A posztok elkészítése, népszerűsítése, a plakátok szerkesztése, riportok, sajtóanyagok elkészítése nem kevés feladatot adott tagjaink számára.

A két adománygyűjtő vásáron együttesen közel 100 új hírlevél feliratkozónk lett, munkatársaink számos új klienssel gazdagodtak, szervezetünk számára pedig kiváló csapatépítő esemény volt. 

Nehézségek, kihívások és bevált módszerek

Szervezetünk számára a mindennapok legnagyobb kihívását a kapacitás hiánya és az anyagi keretek határa okozza. Mindezek az adománygyűjtő vásár szervezése és lebonyolítása során is kreativitást, rugalmasságot kívántak tőlünk. 

A vásár szervezését csapatmunkaként kezeltük mindkét esetben. Tapasztalatunk szerint szervezetünkben nagyon fontos, hogy mindannyian ismerjük a részleteket, feladatokat, a helyettesíthetőség és hatékony lebonyolítás érdekében. A közös ötletelések, megbeszélések, feladat leosztások is az online térben zajlottak nagyon hatékonyan. 

A stratégiai tervezés során felmerülő szükséges eszközöket anyagi források híján kreatívan és minél egyszerűbben próbáltuk megoldani. Amit csak tudtunk saját háztartásból igyekeztünk hozzátenni és csak a legszükségesebb eszközöket vásároltuk meg. Bár az előzetes kalkulációk alapján úgy ítéltük meg, hogy bevételeink bőven fedezik majd ezeket a kiadásokat, mégis nehéz volt és sok egyeztetést, átcsoportosítást jelentett az anyagi befektetés. 

Az adománygyűjtő adventi vásár tanulságai

Az adventi időszakra szervezett adománygyűjtés több ponton is kifejezetten eredményesnek bizonyult szervezetünk számára, és a jövőben hagyományteremtő szándékkal folytatni is szeretnénk ezeket. A felmerülő nehézségeket igyekszünk értelmezni, feldolgozni és  előnyünkre fordítani.

A vásárok szervezése kapcsán tanulság volt számunkra, hogy:

• Jó döntés volt frekventált helyszínt választanunk. Számos új család ismert meg minket és munkatársaink sok új klienst is kaptak. 
• A szervezés nagy tanulsága, hogy az első évben a december közepére szervezett adománygyűjtés bevétel szempontjából kifejezetten sikeresnek bizonyult. A második évben azonban a november végi vásár sajnos nem hozta a várt és előzetesen kalkulált eredményeket, vélhetően a családok a hónap végére már kiköltekeztek. 
• A Méhvirág csapata számára kiváló csapatépítő program az adventi adománygyűjtő vásárra történő készülés is. Közös ötletelés, felkészülés, hangolódás - inspirációt és a kapcsolódás erejéből adódó lendületet ad a munkatársaknak. Ugyanakkor levont tanulság, hogy időben, legkésőbb már ősszel el kell kezdeni a szervezési, előkészületi munkákat.
• Egy-egy ilyen vásár alkalmával munkatársaink személyesen is találkozhatnak a családokkal, ezáltal az online térből kilépve közvetlen visszacsatolást kaphatnak munkájukról, új kliensekkel ismerkedhetnek meg, ami szintén előre mutató számukra.
• A szakmai sikeresség mellett pedig nem elvetendő, hogy az anyagilag nehéz téli időszakban biztosítottuk a szervezetünknek a rezsi kiadások fedezését és további új berendezési tárgyat és eszközt tudtunk vásárolni az adományokból.

Egy-egy adománygyűjtés megszervezése számos feladat és kihívás elé állíthat erre vállalkozó szervezeteket. Az időben és strukturáltan összeállított feladatlista és elosztás azonban eredményessé és szerethetővé tudja tenni a projektet.

A Méhvirág Központ és Anyamenedék Támogató közösség szakemberek és anyák által leendő családok számára projektjével 2024-ben bekerült a Civil Díj ‘Legígéretesebb új szervezet’ kategóriájának döntősei közé.

Az írás a Stronger Roots program keretein belül készült. A program célja, hogy a civil szervezetek növeljék és erősítsék társadalmi bázisukat, támogatói közösségüket.

A Stronger Roots program az Európai Unió Polgárok, Esélyegyenlőség, Jogok és Értékek (CERV) programjának finanszírozásával valósult meg.

Az itt szereplő vélemények és állítások a szerző(k) álláspontját tükrözik, és nem feltétlenül egyeznek meg az Európai Unió vagy az Európai Oktatási és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (EACEA) hivatalos álláspontjával. Sem az Európai Unió, sem az EACEA nem vonható felelősségre miattuk.