Mi is egy adományozói adatbázis, CRM rendszer?

Több olyan szoftveres megoldás létezik, amelynek segítségével az adományozók és támogatók (önkéntesek, aktivisták, eseményeinken résztvevők, stb.) adatait tudjuk nyilvántartani, illetve ezek alapján statisztikákat készíteni a támogatói bázisunkról. Céljainktól és lehetőségeinktől függően megfelelhet számunkra egy tömeges levélküldő szoftver is, de dönthetünk egy, a civil szférában is egyre elterjedtebb és fejlettebb megoldás mellett is: a CRM (customer relationship management = ügyfélkapcsolat-kezelés) rendszer bevezetése mellett is. Ez nem csak a múltbéli adatokat tárolja, hanem a szervezet teljes kapcsolati folyamatait, és segítségével a támogatói életutak könnyebben kezelhetővé válnak.

Miért jó?

A CRM egy jelentős szintlépés a sima excel táblák töltéséhez képest, hiszen nem kell manuálisan töltögetni minden egyes adatot, hanem beköthető weboldalunkra is, és onnantól az adatok automatikusan bekerülnek az adatbázisunkba. Egy komplex CRM-ben nyomon követhetjük, hogy ki, mikor, mennyit adományozott, vagy értesülhetünk arról, ha leállította adományait, és erre így gyorsabban tudunk reagálni és esetleg felvenni a kapcsolatot inaktívvá vált támogatóinkkal.

Ha szeretnénk megtudni valamit támogatónkról, rengeteg típusú szűrés alkalmazható, tudunk listákat és csoportokat készíteni, azaz szegmentálni. Fontos tudni ugyanakkor, hogy egy CRM rendszer akkor szolgálja jól munkánkat, ha céljainknak megfelelően történik meg fejlesztése, ráadásul ezek menet közben is változnak, így nem árt tudni, hogy melyik rendszer mire képes és milyen fejlesztési lehetőségek vannak benne. Hogy milyen szempontok szerint választhatod meg a szervezet számára megfelelő eszközt, arról ebben a cikkünkben írtunk, melyen belül több hivatkozást találsz néhány konkrét levélküldőket és CRM-et bemutató, civil szervezeti tapasztalatokat leíró cikkekre.

A CRM lelke: az adatok

Az adományozókkal való hatékony kapcsolattartáshoz fontos, hogy a megfelelő adatok birtokában legyünk, melyeket a CRM segítségével összefüggéseikben is látni tudunk. Természetesen az online kapcsolattartásban elengedhetetlen az email cím és név, mint alapadat, de ennél jóval többet kell tudnunk támogatóinkról, hogy személyre szabott üzenetekkel érhessük el őket és vonhassuk közelebb a szervezethez. Itt is érdemes tudatosan eljárni, előre átgondolni, hogy tényleg csak azokat az adatokat gyűjtsük, amire szükségünk van, és persze, amire a GDPR is lehetőséget ad számunkra.

Arról, hogy milyen adatokat érdemes gyűjteni, és milyen különféle utakon szerezhetünk adatokat, ebben a cikkben írtunk részletesen.

Hogyan szegmentáljunk?

A szegmentálás annyit jelent, hogy a támogatóinkat alkotó egyéneket csoportokba osztjuk olyan releváns tulajdonságok mentén, amelyek befolyásolják a szervezetünkhöz, céljainkhoz való hozzáállásukat és adományozási hajlandóságukat. Ha már rendelkezünk adatokkal és egy ezt kezelő rendszerrel, nem csak célzottan tudjuk követni egy-egy támogató útját, hanem a kampányainkat és üzeneteinket is hatékonyabban tudjuk személyre, azaz támogatói célcsoportokra szabni. Támogatóink ugyanis különböző értékekkel és motivációkkal bírnak, így az is más, hogy milyen üzenettel tudjuk megszólítani őket, ebben pedig a bázisunk szegmentálása segíthet. 

Érdemes lehet az alábbiak alapján donor profilokat (az adományozók egy-egy csoportját a jellemző tulajdonságok alapján bemutató profil) képezni, a meglévő legjobb donorjaink tulajdonságainak feltérképezésével (amennyiben az adományozó hozzájárult az adatok erre a célra való felhasználásával):

• kor
• nem
• lakhely
• családi állapot
• jövedelem
• foglalkozás
• jelenlegi életpillanat (bár ennek megvannak a határai, de például a tradicionális nukleáris családmodellben felépíthető egy életút: fiatal felnőtt - friss szülő - tapasztalt szülő - aktív szülő, már kirepült gyerekekkel - nyugdíjas)

Lehetnek ennél összetettebb alapjai is a szegmentálásnak, ezt mindig a szervezet céljai határozzák majd meg egy adománygyűjtő kampány esetén.

Az adatbázis tisztán tartása

Az adatbázisunkat folyamatosan gondozni is kell: tévhit, hogy feltétlenül a minél több adat megtartása a cél. Az inaktív, régi támogatók adatai, akiket nem sikerült visszaszerezni, torzítják a képet, és nem segítik munkánkat. Így érdemes adott gyakorisággal (pl. 1-1,5 évente) frissíteni az adatbázisunkat, és törölni a már nem hasznosítható adatokat. Azokat az adatokat mindenképpen töröljük, amelyek esetében lejárt az adatkezelés ideje. 

Minél integráltabb az adatbázisunk, annál jobb! Ha a technológiai lehetőségeink megengedik, minél inkább közelítsünk egy átfogó, a szervezet minden projektjét és részlegét kiszolgáló adatbázis létrehozása felé. Bár logikusnak tűnhet külön nyilvántartani az önkénteseket, az adományozókat és az eseményeinken "csak" résztvevőket, valójában mind a társadalmi bázisunk részei, és hatékonyabb, ha minden, hozzánk különféle módon kapcsolódóra potenciális támogatóként tekintünk. Jól szűrhető adatbázisok esetében, a közös nyilvántartás nem jelenthet gondot, inkább előnyei vannak: a támogatókat sokféle módon rendezhetjük csoportokba, és az egyes alcsoportokkal más-más üzenetek mentén kommunikálhatunk.

Ha többet szeretnél tudni a témában, ajánljuk a teljes Adatbázis alapú kommunikáció cikksorozatunkat!