A legtöbb adománygyűjtés talán sport- és zenei rendezvényekhez kapcsolódik, de kötődhet kisebb, baráti társaság által rendezett eseményhez, kihíváshoz is, és gyakran követes (peer-to-peer) adománygyűjtés társul hozzá.

Az esemény lehet

• publikus rendezvény, amihez a szervezet adománygyűjtéssel csatlakozik (ilyenek tipikusan a nagy futóversenyek),
• a szervezet saját rendezvénye, ami adománygyűjtéssel bővül,
• vagy egy kifejezetten erre a célra megszervezett esemény.

Célok

Az adománygyűjtő esemény ideális esetben jól meghatározott célok és időzítés szerint illeszkedik a szervezet adománygyűjtési stratégiájába. Az időzítés alapja lehet a cél, amire gyűjtötök, a szervezet életének egy fontos eseménye (pl. a szervezet működésének évfordulója), vagy annak az eseménynek az időpontja, amihez kapcsolódni szeretnétek. Mindenképpen figyeljetek rá, hogy az esemény ne ütközzön más adománygyűjtő kampányotokkal, vagy nagyon világosan különüljön el a kettő.

Az időzítést követően határozzátok meg a célösszeget, amit az eseményen vagy ahhoz kapcsolódóan gyűjteni szeretnétek. Ezt a szervezet korábbi adománygyűjtési tapasztalata és támogatói bázisa alapján, illetve a várható költségeket figyelembe véve érdemes meghatározni.

Az adomány lehet

• belépő, részvételi díj, vagy annak egy része, pl. jótékonysági koncerten;
• egy tárgyért/szolgáltatásért kifizetett összeg, vagy annak része, pl. jótékonysági aukción;
• követes (peer-to-peer) gyűjtés eredménye, pl. futóversenyek vagy más kihívások esetében;
• vagy akár a rendezvényen hitelesített dobozokban gyűjtött készpénz, vagy bankkártyás terminállal gyűjtött adomány.

Az, hogy egy esemény során milyen esetekben számít a belépő díja adománynak, és mikor szolgáltatási bevételnek, az Adománygyűjtő bál, reggeli, koncert, más esemény szervezése cikkünkben írunk, ahol az adománygyűjtő események könyvelési kérdéseit tekintjük át.

Egy rendezvény az adománygyűjtés mellett sok más célotokat is szolgálhatja. Lehetőséget ad, hogy felhívjátok a figyelmet a szervezet ügyére és munkájára; új emberekkel ismerkedjetek meg, akik a szervezet támogatói, adományozói lehetnek; személyesen találkozzatok meglévő támogatóitokkal, önkénteseitekkel; köszönetet mondjatok nekik; közös élményben legyen részetek velük, erősítsétek a személyes kapcsolódásokat; illetve egy ilyen eseményről remekül lehet kommunikálni is.

Tervezés, előkészítés, megvalósítás

Az esemény céljainak mentén gondoljátok végig, kiket szeretnétek meghívni. Nagy létszámú vagy szűkebb körű, exkluzívabb eseményt terveztek? Meglévő támogatóitokat szeretnétek meghívni, vagy olyanokat, akik még nem azok, de érdekelheti őket maga a rendezvény?

Mivel egy rendezvény általában jelentős költségekkel is jár, nagyon fontos felmérni, mennyit tudtok rá fordítani, hogy a költségekkel és a sok munkával együtt is megérje. A költségek tervezésekor érdemes több árajánlatot is bekérni, hogy a legjobb ár-érték arányú ajánlatot választhassátok.

A költségek mellett azt is mérjétek fel, mennyi emberi kapacitást igényel tőletek a szervezés és a lebonyolítás. Egy rendezvény szervezése gyakran a vártnál több munkával, problémamegoldással, áttervezéssel jár; a lebonyolításához pedig általában több emberre, akár a szervezet minden munkatársára szükség lehet. A közös munka ugyanakkor közös élményt is jelent, összekovácsolja a csapatot.

A sikeres rendezvény kulcsa egy alaposan átgondolt, részletes terv. A részletesen leírt feladatokhoz rendeljetek határidőket és felelősöket, illetve mérjétek fel, melyik teendőknek vannak előfeltételei. A szervezési munka elején mindenképpen üljetek össze, és tisztázzátok, kinek mi a feladata és a felelősségi köre. A tervezés során számoljatok a kockázatokkal is, és ha lehetséges, állítsatok fel biztonsági intézkedéseket és alternatívákat.

Az esemény napjára is legyen részletes forgatókönyvetek. Mikor mi történik, kinek hol kell lennie, és mivel lesz teendője. Fontos, hogy mindenki pontosan tudja, mi a dolga. Számoljatok némi “üres” kapacitással, hogy ha váratlan probléma, megoldandó feladat merülne fel, legyen, aki mozgósítható. Mivel egy rendezvény óriási lehetőség, hogy találkozzatok meglévő vagy lehetséges támogatóitokkal, különösen fontos, hogy arra is legyen kapacitásotok, hogy beszélgessetek, időt töltsetek velük, kapcsolatokat építsetek és erősítsetek.

Kommunikáció

Az esemény meghirdetésekor és a kommunikáció során végig nagyon fontos, hogy a résztvevők számára világos legyen, hogy adományozni -vagy követes gyűjtés esetén adományt gyűjteni- hívjuk és kérjük őket. Minél több olyan embert tudtok bevonni, aki nyitott és kész erre, annál eredményesebb lesz a gyűjtés, és annál nyereségesebb lesz az esemény a költségek kifizetése után is.

Az esemény üzeneteinek középpontjába ezért elsősorban az adománygyűjtést állítsátok, és ne a koncertet, futóverseny stb., amihez kapcsolódik. Az adománygyűjtés nem mellékes vagy plusz része az eseménynek, hanem az esemény fókusza és célja. Így biztosak lehettek benne, hogy olyan emberek fognak részt venni, akik szívesen adományoznak majd, és nem éri őket meglepetésként, amikor erre kéritek őket. Az eseményen megjelenő kommunikációs felületeken és anyagokban is kapjon hangsúlyos szerepe a gyűjtés.

Különösen fontos ez a követes gyűjtések esetében. Gyakori tapasztalat, hogy pl. egy jótékonysági futás esetében a követek egy része úgy gondolja, hogy a szervezetet pusztán azzal támogatja, hogy a szervezet logójával nyomott pólóban fut. Ennek a kommunikációs értéke azonban csak hozzáadott értéket jelent, ami a szervezet céljait csak közvetetten és kisebb mértékben támogatja. A követet ezért ne jótékonysági futásra hívjuk, ami mellett adománygyűjtésre is kérjük, hanem fordítva: adománygyűjtésre kérjük fel, aminek apropója és csúcspontja lesz a futóverseny.

Tipikus adománygyűjtő események

Jótékonysági vacsora, összejövetel, bál: A szervezet jelenlegi és lehetséges támogatói számára rendezett különleges vacsora vagy más alkalom, gyakran valamilyen műsorral kísérve. Az adományok egy nagyobb összegű részvételi díjból folynak be, amely túlmutat a költségek fedezésén. A jótékonysági vacsorákon gyakori módszer az asztalalapítás, amikor a szervezet elkötelezett támogatóit kéri arra, hogy hívják meg az eseményre és asztaltársaságukba jó ismerőseiket, barátaikat, akik így a szervezet új támogatóivá válnak. Egy ilyen rendezvény -mint minden adománygyűjtő esemény- nagyszerű alkalmat nyújt, hogy mélyítsétek a személyes kapcsolatokat meglévő adományozóitokkal, és kapcsolatot építsetek az új támogatókkal.

Jótékonysági koncert vagy más előadás: Az adomány ebben az esetben a jegyeladásból származik, a művészek pedig ingyenesen ajánlják fel az előadást támogatásként. Az eseményt megelőzően az ügyetek mellé álló művészek felkutatása mellett a jegyvásárlást ösztönző kommunikáció lesz az adománygyűjtés kiemelt feladata; a kommunikációban a fellépő művészek és kommunikációs csapatuk is részt vállalhatnak. A rendezvényen pedig már csak annyi lesz a dolgotok, hogy jól érezzétek magatokat; biztosítsátok, hogy a támogatók is; köszönetet mondjatok nekik; és minél többekkel személyesen is találkozzatok.

Jótékonysági aukció: Az aukcióra művészek ajánlják fel munkáikat, vagy más ismert emberek ajánlanak fel érdekes személyes tárgyakat, de bevonhattok vállalati támogatót is, aki valamilyen szolgáltatást kínál licitre. Mivel itt a résztvevőknek aktívan kell szerepet vállalniuk és licitálniuk, különösen fontos felmérni, hogy kiket érdemes meghívni az eseményre. Jótékonysági aukciót online is tarthattok, erre a legalkalmasabb felület a közösségi média.

Jótékonysági futás / úszás / kihívás: A követes adománygyűjtések esetében a gyűjtés döntő része az esemény előtt történik, és kis ideig az esemény után is folytatódhat; az esemény maga pedig a kampány kommunikációs apropóját és csúcspontját jelenti. Habár a gyűjtést nem a szervezet végzi, hanem a követek, a követek toborzása, folyamatos motiválása és támogatása rengeteg munkát jelent. A gyűjtés jellemzően online zajlik, a szervezet saját fejlesztésű felületén vagy a jougyekert.hu-n.

Egyéb helyszíni adománygyűjtések: Sok más eseményhez kapcsolódóan is gyűjthettek adományokat. A helyszíni adománygyűjtés esetében a legfontosabb, hogy aktívan megszólítsátok, valamilyen izgalmas tevékenységgel, élménnyel bevonjátok a résztvevőket. Ez alkalmat teremt arra, hogy beszélgessetek velük a szervezet munkájáról, és adományozásra kérjétek őket. Arra is figyeljetek, hogy a gyűjtés helye könnyen megtalálható és jól látható legyen. Egy nagyobb rendezvényen (pl. fesztiválok) könnyű elveszni a sok sátor vagy stand között, és számos más programmal versenyeztek. Az adományozás módja pedig legyen azonnali és a lehető legegyszerűbb, tehát bankkártyás fizetés vagy készpénz.

Az adománygyűjtés módja az eseményen, jogi tudnivalók

Az adományokat olyan esetekben, amikor az adományozás az esemény előtt történik (pl. jegyvásárlás, követes gyűjtés), jellemzően online eszközökkel lehet gyűjteni. Ez lehet egyszerű bankkártyás fizetés, kapcsolódhat közösségi gyűjtéshez, illetve kiegészülhet hívás- vagy sms alapú telefonos gyűjtéssel is. A gyűjtést vállalati partner által felajánlott match funding is kiegészítheti. Ez nagyon jól működik többek között olyan követes gyűjtéseknél, amelyekben a vállalat munkatársai követként vesznek részt.

Ha a helyszínen gyűjtötök adományokat, akkor alapvetően két módszert javaslunk: a készpénzes vagy bankkártyás fizetést.

Készpénzt a törvényi előírásoknak megfelelően adománygyűjtő ládában gyűjthettek. A ládának zártnak kell lennie, hogy a benne elhelyezett adomány felnyitás nélkül ne legyen kivehető. A ládán továbbá fel kell tüntetni az adománygyűjtő szervezet nevét és elérhetőségeit. Fontos, hogy a rendezvény alatt a láda mellett mindig legyen egy munkatárs vagy önkéntes, aki vigyáz rá. A láda felnyitásakor a szervezet legalább két képviselőjének kell jelen lennie. A felnyitáskor a képviselők jegyzőkönyvet vesznek fel a láda állapotáról, az abban talált adomány összegéről (címletek szerint, vagy leltár szerint), majd gondoskodnak róla, hogy ez bekerüljön a szervezet könyveibe. Ha a láda nehezen mozgatható, a leltárt a szervezet székhelyén vagy telephelyén is fel lehet venni.

Bankkártyás adományokat gyűjthettek terminállal vagy online fizetéssel. Bankkártyás terminált egyszerűen igényelhettek több szolgáltatótól is, általában egyszeri vagy havi díj, illetve tranzakciós díj ellenében. Online fizetéshez célszerű egy laptopot kihelyezni, amin a szervezet adománygyűjtő oldalán vagy -ha nincs saját felületetek- az adjukossze.hu-n keresztül adományozhatnak támogatóitok. Ha az online adományokat egy közösségi kampány keretében gyűjtitek, percről percre láthatjátok ti és támogatóitok is, ahogy növekszik az összeg, és közelít a kitűzött cél felé!

Az esemény résztvevőinek regisztrációja során a szervezet kötelessége a GDPR elveknek megfelelni, hiszen személyes adatokat gyűjt és kezel. A regisztrációs felületnek ezért tartalmaznia kell egy adatkezelési tájékoztatót.

Teendők az esemény után

Az esemény után, miután kicsit kifújtátok magatokat, két fontos feladatotok lesz még. Az egyik, hogy köszönetet mondjatok az adományozóknak és a résztvevőknek; a másik pedig, hogy értékeljétek az eseményt. Elértétek a kitűzött célokat? Mi az, ami jól működött, és mi az, ami esetleg nem? Az értékelésből rengeteget tanulhattok - hogy a következő alkalom még jobban sikerüljön.