Ezek az események általában az adományozók megszólításáról, körének bővítéséről, a meglévő adományozókkal való kapcsolat elmélyítéséről is szólnak, de az elsődleges célja, hogy a szervezet a célja megvalósítása érdekében adományokat gyűjtsön. Teljesen mindegy, mi a körítés, ezt nem szabad szem elől téveszteni! Nem a vacsora, a műsor, a szervezés ellenértékét gyűjti be a civil szervezet, hanem adományokat gyűjt, és azt megköszöni egy jóhangulatú rendezvénnyel, ahol az adományozók kapcsolódni tudnak a szervezethez, annak céljaihoz és egymáshoz. Egy ilyen eseménnyel kapcsolatos bevételek sosem lesznek vállalkozási tevékenységnek minősíthetők. Az, hogy a bál bevételeit és költségeit a szervezet hogyan mutatja be könyveiben, nagyban függ az ő kommunikációjától is.

Nyíltkörű rendezvények

A személyi jövedelemadó törvény 1. számú melléklet 8.35. pontja szerint adómentes az egyesület, az alapítvány által a lakosság, a közösség széles körét érintő (nem zártkörű), azonos részvételi feltételekkel szervezett kulturális, hagyományőrző, sport, szabadidős és más hasonló közösségi rendezvényen helyben nyújtott szolgáltatás, helyi fogyasztásra juttatott étel, ital, valamint - legfeljebb a rendezvény összes költségének 10 százalékáig terjedő együttes értékben - résztvevőnként azonos értékű ajándék, továbbá az ilyen rendezvényeken ingyenesen közreműködők részére biztosított étkezési szolgáltatás.

Egy esemény akkor zártkörű, ha azon kizárólag a meghívottak vehetnek részt. Az előzetes regisztráció, az előzetes támogatói jegyek ellenértékének beszedése nem zárja ki a nyíltkörűséget, hiszen egy zárt térben rendezett eseménynél teljesen természetes, hogy létszámkorlátok vannak. Inkább az esemény meghirdetésének körülményei ebben az iránymutatók.

Az adomány bizonylatolása nem tér el az előzőkben bemutatott szabályoktól. Attól függően, hogy az gyűjtőláda útján vagy egyedi adományok formájában, készpénzben vagy számlapénzben jelenik meg, kell a bevételezés számviteli bizonylatát megtervezni. Fontos, hogy a bevétel csak akkor minősülhet adománynak, ha a vendéglátás költségei nem haladják meg a kedvezményezett mértéket (minimálbér 25%-a), ellenkező esetben ellenértékes ügyletnek számít, és akként kell kezelni.

A rendezvény költségei ekkor cél szerinti reprezentációnak minősülnek, ami a civil szervezetek esetén kedvezményezett elbírálás alá esik, azaz csak az éves beszámoló zárása során kell vizsgálni, hogy hogyan alakult annak mértéke az összes ráfordításhoz vagy bevételhez viszonyítva, és ha az meghaladja a kedvezményezett értéket, akkor kell a fölöttes részre az adót és a járulékot megfizetni.

Zártkörű rendezvények

Amennyiben az ügylet a nyújtott szolgáltatások értéke vagy a zárkörűsége miatt ellenértékes ügyletnek (értékesítésnek) minősül, vagy a szervező szeretné szétválasztani a pénzügyeket, és magáért az eseményen való részvételért (belépő, részvételi, regisztrációs) díjat kér, melyből az adománygyűjtő eseménynek a költségeit fedezi, akkor ez a közhasznú tevékenységének az értékesítési bevétele (nettó árbevétele) lesz, az értékesítésre vonatkozó számlázási és forgalmi adó szabályokkal. Ebben az esetben a vendéglátás, a programok költsége igénybe vett szolgáltatás lesz.

Adminisztrációs részletek, ha belépési díjat szed az adománygyűjtő szervezet:

Ekkor a részvételi díj az ellenértéknek minősül, és számla vagy nyugta kiállítási kötelezettség kapcsolódik hozzá. Amennyiben a civil szervezet alanya az áfá-nak, akkor 27 % áfa felszámítási kötelezettsége van. Amennyiben un. alanyi mentes jogállású, akkor ez a bevétel is része az értékhatárba beszámítandó összegeknek.

Felmerül a kérdés, hogy amennyiben a kiállított számla áfá-t tartalmaz, akkor a szolgáltatás nyújtásához igénybe vett számlában szereplő előzetesen felszámított adó levonható-e. Igen levonható akkor, ha a civil szervezetett úgy tekintjük, mint aki az adott szolgáltatás igénybe vevője és nyújtója is. Azaz a számlán külön feltűntetésre kerül, hogy a részvételi díjból mennyi a vendéglátási értéke.

A rendezvény eredménye, az a szervezeté lesz ebben az esetben is. Hiszen a résztvevők tudatában vannak, hogy a rendezvény célja a civil szervezet működésének, adott projektéjének a támogatása.

Megoldás lehet, a kettő ötvözése is úgy, hogy a részvételi díj az a rendezvény önköltségén számítódik, és a résztvevőktől kérnek további hozzájárulást, adományt a civil szervezet céljaira.

Ebben az esetben az étel és ital szolgáltatás, és az egyéb programok biztosítása, az igénybe vett szolgáltatásnak minősül a civil szervezet nyilvántartásában, és nem reprezentációnak.