A CivilTech szoftveradományozási program kínálata az irodai és otthoni munkavégzés, dokumentumkezelés, munkahelyi kommunikáció elősegítésére.
A CivilTech Program több eszközt is kínál az otthoni munkavégzés, dokumentumkezelés, kommunikáció elősegítésére. Az alábbi eszközök olyan irodai megoldások, amelyek lehetővé teszik, hogy a munkatársak az irodán kívül, otthoni, távoli munkavégzés során is ugyanolyan hatékonysággal érjék el és használhassák az alkalmazásokat, mint az irodában.
Ezeket mutatjuk be röviden az alábbi cikkben, de a kiválasztásban, használatban segítenek a témában megjelentetett cikkek.
Kommunikációs megoldások távolról dolgozó alkalmazottak számára
Sok szervezet email rendszere működik már a felhőben, beleértve az Office 365-öt, a Gmail-t vagy egyéb internetszolgáltató által üzemeltetett e-maileket. Mindkét megoldás nagyszerű kommunikációs és együttműködési funkciókkal rendelkezik, amelyeket esetleg csak aktiválnia kell a távoli munkavégzés érdekében.
Office 365 felhasználók
A Teams az összes Office 365 Business és Enterprise licenchez jár, és az alábbiakra használható:
- Együttműködés a dokumentumokban
- Fájlok megosztása
- Csevegés csapattagokkal vagy meghatározott csoportokkal
- Találkozók kezdeményezése
- Munkacsoportok létrehozása - amelyek magukban foglalhatják a dokumentumtárolást, a csevegési funkciókat és a megosztott jegyzeteket
Az ingyenes Microsoft felhő adományok igényléséhez és licenckiosztáshoz a CivilTech program már támogatást is nyújt, amelynek díja 1 Euro felhasználónként.
További információ és igénylés a CivilTech katalógusában.
Ha nincs szüksége a támogatásra, a Microsoft Nonprofit portálon igényelheti adományát ingyenesen.
O365 - regisztráció és igénylés
Ha még nem használja a szervezet az Office 365-öt vagy annak funkcióit szeretné kiegészíteni, az alábbi opciókat is javasoljuk, amelyek gyorsan és egyszerűen beállíthatók:
Zoom:
A Zoom egy video- és audiokonferencia-platform, amely egyszerű online találkozókat és csoportos üzenetküldést tesz lehetővé. A munkatársak mobil eszközökről és laptopokról vagy asztali számítógépekről egyaránt részt vehetnek a Zoom üléseken. A Zoom nagyon népszerű egyszerű kezelhetősége és kiterjedt funkcionalitása miatt.
Egy megbeszélésen egy házigazda (hoszt) és legfeljebb 100 résztvevő lehet, a résztvevőknek nem szükséges rendelkezniük a szoftverrel.
További cikkeink a Zoomról:
Hogyan használjuk jól a Zoom-ot?
Zoom-kimerültség és a szinkron hiánya
Zoom előfizetéshez kedvezményt igényelhet a CivilTech-en:
https://www.civiltech.hu/node/3522
Slack:
A Slack egy népszerű kommunikációs eszköz, amely közvetlen és csoportos üzenetek útján segíti a szervezet kapcsolattartását a „csatornák” mentén, amelyek felhasználhatók az egyes témákról folytatott beszélgetések jobb különválasztására, rendszerezésére.
Cikkünk a Slack használatáról: Slack, a szervezeti kommunikáció eszköze
Az arra jogosult szervezetek számára az igényléshez csak egy érvényesítési kód szükséges hozzá a CivilTech Programból.
Slack igénylése: https://slack.com/intl/en-hu/help/articles/204368833-Slack-for-Nonprofits
Dokumentumkezelés és együttműködés a távoli munkához
A távolról dolgozó alkalmazottakkal való együttműködés azt is jelenti, hogy könnyen megoszthatjuk és együtt szerkeszthetjük a dokumentumokat valós időben, ami kritikus jelentőségű lehet a projektek megvalósítása során. Ha már van Office 365 vagy a Google for Nonprofits elérése a szervezetnek, ezekbe a megoldásokba be vannak építve a dokumentumok tárolására és az együttműködésre szolgáló eszközök, ezeket csak aktiválni kell.
Office 365
Az Office 365 számos lehetőséget kínál dokumentumok felhő alapú tárolására és megosztására. Használhatja a OneDrive-ot is, amely alapvetően egy személyes online mapparendszer a fájlok tárolására. Ez hasznos lehet, hogy hozzáférjen a távoli munkavégzéshez szükséges dokumentumokhoz és fájlokhoz. Ez az egyik leggyorsabb módja annak, hogy a dokumentumokat felhőbe hozzák, hogy bárhonnan elérhessék őket.
A fájlokkal és dokumentumokkal való együttműködéshez használhatja a Microsoft Teams (a fentiekben leírtak szerint) vagy a Microsoft SharePoint szolgáltatásokat. A SharePoint egy kicsit több beállítást igényel, de hasznos lehet, különösen, ha dokumentumokat próbál megosztani külső érdekelt felekkel és munkatársakkal.
Box
A Box egy újabb nagyszerű lehetőség kis szervezetek számára (ahol 10 vagy annál kevesebb licencre van szükség), amelyek a dokumentumok gyors felhőbe történő áthelyezésére és fokozott biztonságra törekszenek.
Box igénylése: https://www.civiltech.hu/donor-program/box
DocuSign
Bár a szerződések aláírása a dokumentumkezelés egy nagyon speciális műfaja, a felhő alapú aláírás az utóbbi években nagyban megkönnyítette a civil szervezetek munkáját.
A CivilTechben elérhető DocuSign Standard Edition egy webes szolgáltatás, aminek segítségével feltölthet és elküldhet dokumentumokat elektronikus aláírásra. A DocuSign az aláíróknak linkeket küld, akik hozzáadhatják aláírásukat gyakorlatilag bármilyen interneteléréssel rendelkező eszközről. Az aláíróknak nem szükséges DocuSign fiókkal rendelkezniük a dokumentumok aláírásához. Ön és az aláírók bármikor megtekinthetik, letölthetik, vagy kinyomtathatják a kész dokumentumokat.
Cikkünk a DocuSign használatáról: https://www.nonprofit.hu/tudastar/Az-iras-megmarad-hiteles-alairas-a-DocuSign
DocuSign igénylése: https://www.civiltech.hu/node/3179
Bármely online dokumentumtárolási és együttműködési megoldás bevezetéséhez szánjon időt, hogy átgondolja a különféle mappákhoz való hozzáférés és engedélyek rendszerét, különösen, ha támogatókkal vagy együttműködőkkel kapcsolatos érzékeny adatokkal foglalkozik, amelyek megkövetelik az adatkezelési szabályoknak való megfelelést.
Feladatkezelő - ami segít összehangolni távolról is a csapat munkáját
A feladatkezelő, vagy projekt menedzsment eszközök célja, hogy a szervezet munkája során felmerülő tennivalókat nyilvántartsa: egyrészt az egyes munkatársak számára segít eligazodni és priorizálni a saját feladataik között, másrészt a csapattagoknak és projektvezetőknek segít átlátni, hogy áll egy adott folyamat, hol lehetnek megakadások, csúszások.
Az Asana az egyik legnépszerűbb feladatkezelő, ezt leginkább a könnyen kezelhető, felhasználóbarát felületének köszönheti. A projekteken belül feladatokat, azokhoz alfeladatokat hozhat létre, amelyekhez egyszerűen felelőst és határidőt állíthat be, ezekhez kommenteket fűzhetnek, vagy akár fájlokat is tölthetnek fel.
Cikkeink az Asanaról itt.
Asana igénylése: https://www.civiltech.hu/node/3523
Technikai, beüzemelési segítség szükséges?
Ha a döntés megszületett, hogy levelezését és dokumentumkezelését a felhőbe költöztesse, de nincs technikai segítsége, a CivilTech keretében angol nyelvű (gépi fordítással támogatott) személyes technikai támogatást igényelhet.
A TechSoup Europe beüzemelési és migrációs szolgáltatásainak leírását, díjait itt találja.
Forduljon a lehetőségek ismertetéséért, és a sok-sok további ajánlatért a CivilTech Programot működtető munkatársunkhoz!
