Környezeti szempontok miatt egyre több cégnél szerepel a hosszú távú célok között az úgynevezett papírmentes iroda, amely eléréséhez nélkülözhetetlen a digitális aláírás napi szintű használata. A koronavírus okozta szupergyors átállás az online működésre azonban rövid távon is nagymértékű digitalizációra kényszeríti a vállalatokat és a nonprofitokat, így azonnali megoldást kellett találni többek között az aláírások online lebonyolítására is. Rengeteg olyan program érhető el az interneten, amely erre kínál alternatívát, mi a CivilTech kínálatában kedvezményesen igényelhető DocuSign-t ajánljuk a célra.
Azonban, mint a többi alkalmazás esetében, úgy a DocuSign-nál is felmerül a kérdés: mire és hogyan alkalmazható jogszerűen, hitelesnek minősül-e a program segítségével történő elektronikus aláírás?
Megállapodás kérdése, hogy hiteles-e a DocuSign
Mivel rengeteg különböző cikket, fórumot és leírást lehet találni az elektronikus aláírások hitelességéről, egy jogász segítségét kértük a vonatkozó jogszabályok értelmezéséhez. A szakember elmondása alapján a DocuSign nem hivatalos hitelesített aláírás, ami azt jelenti, hogy csak akkor lehet hivatalos, szabályos, ha erről előzőleg a felek szerződésben megállapodtak. Azokban az esetekben, amikor nincs kétoldalú megállapodás kialakítására lehetőség, az ÁSZF-nek kell tartalmaznia, hogy az adott szervezet elfogadja a DocuSign aláírást, mint hiteles kommunikációt.
Érdemes foglalkozni a digitális aláírás használatával
Jogosan kérdezheti a felhasználó, hogy akkor tulajdonképpen mi értelme a DocuSign-nak, ha önmagában nem számít hitelesnek. A fentiek alapján a válasz az, hogy viszonylag nagyobb bonyodalmak nélkül, szerződésbe vagy ÁSZF-be foglalással hitelessé tehető a digitális aláírás ezen formája, így, ha egy szervezet hosszú távon tervezi használni, mindenképpen megéri a szabályossá tétellel foglalkozni. Nem csak a vírus okozta sürgősségi online létben lehet haszna ugyanis a digitális aláírásnak, hanem a békebeli mindennapok során is sok olyan helyzet merülhet fel, amelyekben könnyebbséget jelent ez az opció.
A DocuSign használati előnyei
A DocuSign vizuálisan is megjeleníti az aláírás, időbélyegzőt kap a felhasználó, tehát nyomon lehet követni az aláírás tényét és idejét egyszerűen.
Fontos szempont, hogy több aláíró esetén is elég, ha csak a dokumentumot indító rendelkezik a szoftverrel, a többieknek nem szükséges.
Használata egyszerű és gyors, de különböző tréningek is elérhetők a könnyű elsajátítás érdekében.
Joghiteles elektronikus aláíró programok
A digitális aláírás alkalmazások között vannak olyanok is, amelyek állami jogosítvánnyal rendelkeznek, azaz alapvetően hiteles elektronikus aláírásra is van lehetőség a segítségükkel. Ilyen program például a Netlock vagy a Microsec, amelyeknél azonban a DocuSign-nal ellentétben minden partnernek (aláírónak) előfizetőnek kell lennie, tehát nem írható vele alá olyan dokumentum, ahol csak az egyik félnek van szoftvere.
A tarhely.gov.hu-n elérhető elektronikus aláírás pedig az állammal való interakcióban biztosít hiteles elektronikus aláírást.
A DocuSign kedvezmény oldala a Civiltech.hu-n
Kapcsolódó tartalom: A DocuSign megérkezett a CivilTech Szoftveradományozási Programba!
Távmunka rovat a Tudástárban - eszközök, tippek, módszerek az otthoni munkavégzéshez
