Mindkettő hasonló lehetőségeket kínál, de kisebb különbségek vannak.
A CivilTech segítségével a nonprofit szervezetek az Office 365 többfajta csomagjához és a Google Workspace business verziójához ingyenesen, adományként jutnak hozzá. A jelentkezési folyamatról és a szükséges feltételekről portálunkon tájékozódhat.
Hogyan döntsük el, hogy melyik csomagot válasszuk?
A szoftver típusától függetlenül mindkettő az alábbiakat nyújtja:
- eszközök szöveges dokumentumok készítéséhez;
- prezentációs eszközök;
- táblázatkezelő eszközök;
- e-mail postafiókok tárolása (a szervezet domain név használatával);
- audio-video kommunikátor;
- dokumentumok közös létrehozása és tárolása a felhőben
- dokumentumkezelés jogosultsági szintjeinek kezelése: fájlok előnézete, változtatások javasolása, teljes szerkesztés, új fájlok létrehozása vagy könyvtárak közötti áthelyezés és törlés.
A Google Workspace és az Office 365 hasonlóan magas szintű teljesítményt és megbízhatóságot mutat. A különbségek kicsinek tűnhetnek, ám ezek határozzák meg a végső döntést.
Különbségek: szolgáltatás
A felhasználói felület mindkét esetben hasonló, az egyes opciók elrendezése és száma azonban különbözik.
A Microsoft Office 365 folytatja az Office csomag hagyományát. Azok a felhasználók, akik az Office korábbi kiadásaikat használják, nagyon gyorsan megtalálják amit keresnek - gyorsabban, mint egy kissé eltérően elrendezett Google Workspace-ben.
Másrészt az Office 365 összetettebb szoftver, amely több lehetőséget kínál a dokumentumok kezelésére vagy a szöveg szerkesztésére. Egy kezdő felhasználó és azok számára, akik nem akarják használni a csomag fejlett szolgáltatásait, a Google Workspace kedvezőbbnek bizonyulhat.
Különbségek: az e-mail megjelenése
Műszakilag hasonló mindkét csomagban, de a felhasználó szempontjából van eltérés. A Microsoft az e-maileket külön mappákba rendezi és tárolja, míg a Google a címkéket részesíti előnyben. Az összes üzenet egy készletbe kerül, amelyet a címkék segítségével szűrhetünk.
Különbségek: az eszközök internet-hozzáférés nélküli használatának képessége
Ez a szolgáltatás lehet az egyik megoldás választásának fő oka. A Google Workspace teljes mértékben felhőadatokon alapuló technológia: minden információt a Google szerverén tárolnak, és a szoftvert nem a számítógépre telepítik, hanem egy böngészőn keresztül futtatják.
Az Office 365 a felhőben és a böngészőn keresztül is fut. Ugyanakkor a fejlettebb verziók letölthető egy helyi verzióban, amelyet a szervezet számítógépeire telepíthetnek. Ez a verzió fizetős.
Ha a szoftver a számítógépen van, internet-hozzáférés nélkül is kényelmesen használható és lehetőség van a szervezet fájljainak elkülönítésére a hálózatról. A felhőben működő csomag azonban függetlenné teszi a használatot a számítógép szeszélyeitől - ha sikertelen a belépés az adott gépen - csak be kell jelentkezni egy másik eszközről.
Mivel sok hasonlóság van, miért fontos, hogy válasszunk?
A Google Workspace és az Office 365, bár ugyanolyan hasznosak és értékesek, nem kompatibilisek egymással. Ez nehézséget okoz, amikor a szervezet vagy olyan partner, akivel napi szinten együttműködünk, nem az általunk választott megoldást használja.
A fájlok exportálhatók, e-mailben elküldhetők, szerkeszthetők és visszaadhatók, de a felhőben való munka során a kényelem és az egymás közti egyeztetés sebessége a legjobb. Az online szoftvert pontosan azért hozták létre, hogy elkerüljék az e-mail láncot, és egyetlen fájl több tucat verzióját hozzák létre. Ezért érdemes egy technológiát választani, figyelembe véve a szervezet igényeit és a felhasználók többségének preferenciáit.
Ez azonban nem azt jelenti, hogy a választás visszafordíthatatlan. A CivilTech programban bármikor jelentkezhet a másik csomag nonprofit verziójáért, amennyiben jogosult az adományozó termékeire. A dokumentumok áthelyezése és átszervezése azonban időigényes feladat, ezért érdemes átgondolt döntést hozni.
Távmunka rovat a Tudástárban - eszközök, tippek, módszerek az otthoni munkavégzéshez
