Ezek a megoldások többek között lehetővé teszik, hogy nyomon kövessük a feladatok előrehaladását, megosszuk az erőforrásainkat vagy javítsuk a kollégák közötti kommunikációt. Számos eszköz létezik mindezen célokra, amelyek megkönnyítik a szervezet napi munkáját; mostani cikkünkben a menedzsmenthez ajánlunk eszközöket.
Eszközök a csoporton belüli feladatmegosztáshoz és munkaszervezéshez
A projektek és az egyes feladatok részletes követése hatékonyabb kifejezetten erre fejlesztett alkalmazásokkal, mint például:
Trello
Egy könnyen használható eszköz, amelyben az egyes feladatokat több szakaszra lehet osztani, majd egy kattintással pillanatok alatt a következő szakaszba áthelyezni őket. Lehetőségünk van a felhasználók hozzárendelésére a feladatokhoz, külön szakaszokat hozhatunk létre a különféle projektekhez, valamint az adott feladattal kapcsolatos fájlokat közvetlenül hozzájuk rendelhetjük. A Trello magyar nyelven is elérhető, és integrálható a Microsoft Teams rendszerbe is a külön erre fejlesztett applikációja segítségével.
Microsoft Planner
Funkcionálisan hasonló eszköz, amely megkönnyíti a csapattagok feladatainak szinkronizálását és a munkafeladatok állásának nyomon követését. Előnye az Outlook Naptárral való integráció, amelyben a Tervezőről automatikusan megjelennek értesítések a közelgő dátumokról vagy eseményekről.
A Microsoft Planner a Microsoft Teams részeként érhető el.
Asana
Sokrétű projektmenedzsment platform feladatok felosztására, nyomon követésére. Az Asana lehetővé teszi a projektek témák vagy határidők szerinti nyomon követését, felelősök hozzárendelését, alfeladatok létrehozását. A különböző template-ek és könnyen alakítható felület lehetővé teszik, hogy a szervezet prioritásaitól vagy működési stílusától függően a legmegfelelőbb módon szervezze a feladatokat.
Az Asana 15 főig ingyenes, azon felül a CivilTech programban igényelhető 50%-os előfizetési kedvezmény. Az alkalmazás több nyelven elérhető, de magyarul nem.
Taskful
Ingyenes mobil alkalmazás (Android és iOS) magánszemélyek és egész csapatok számára, amelynek előnye, hogy a feladatokat automatikusan szakaszokra osztja. Ráadásul a Taskful csak azokat a feladatokat mutatja meg, amelyek egy adott napon elvégzendők, elkerülve, hogy elárasszák a kevésbé sürgős feladatokhoz kapcsolódó információk.
Az alkalmazás angol nyelven érhető el.
Todoist
Könnyen használható feladatkövető alkalmazás. Segít különböző kategóriákba és prioritások szerint rendezni a feladatokat, könnyen érthetően jeleníti meg a napi előrehaladást. Ingyenes és prémium verzióval rendelkezik.
Microsoft To-Do
Egy másik eszköz a mindennapi feladatok megszervezéséhez, amely az Office 365 csomag részeként érhető el. Így az O356-öt használó szervezeteknek nem kell külön alkalmazást biztosítaniuk alkalmazottaik számára, használhatják ezt a teendőik követésére.
Digitális jegyzettömbök
Hasznos eszközök a gyors jegyzetek készítéséhez és az értesítések beállításához. Kevésbé komplexek, mint a munkaszervezési alkalmazások, inkább információk összegyűjtésére, egyszerűbb emlékeztetők beállítására ajánljuk.
Google Keep
Írja le gondolatait, állítson be emlékeztetőket a fontos dátumokra vagy találkozókra, és gyűjtsön össze fényképeket vagy dokumentumokat. A leiratozás is kifejezetten hasznos funkció - írás helyett diktálhatunk szövegfelismerőnek. Az alkalmazás a Google Drive-ba integrált, így a fájlok automatikusan a személyes vagy a szervezeti tárhelyre kerülnek.
Google Tasks
A Gmail-ben elérhető jegyzettömb, előnye, hogy a tennivalók egy egyszerű felületen folyamatosan kezünk ügyében vannak bármely eszközünkön. Saját jegyzetek, tennivalók rendszerezésére, határidők beállítására alkalmas.
OneNote
A Microsoft Office csomag része. Egyszerű eszköz jegyzetek és megjegyzések készítéséhez. Kiemeli a szöveg fontos részeit, jegyzetelhetünk és rajzolhatunk is a szövegbe. Majd a meglévő dokumentumokat mappákba rendezhetjük, és megoszthatjuk azokat kollégáinkkal.
NoteJoy
Egy egyszerű alkalmazás gyors jegyzetek készítéséhez, amelyeket meg lehet osztani négy másik emberrel. Minden felhasználónak három ilyen könyvtára lehet. A NoteJoy leginkább a Slack, a Gmail, a Google Drive és más népszerű alkalmazásokkal való integrációja miatt lehet érdekes. Ingyenes és prémium verziója érhető el, az alkalmazás nyelve angol.
Evernote
Hasznos alkalmazás, amelyben felírhatjuk ötleteinket vagy megjegyzéseinket, és értesítéseket állíthatunk be. Barátságos megoldás egy ember vagy az egész csapat számára. Az ingyenes verzióban az alkalmazás lehetővé teszi különféle típusú jegyzetek létrehozását és megosztását. A prémium verzió olyan funkciókat kínál, mint például a jegyzetek konvertálása prezentációkká egyetlen kattintással, szövegkeresés PDF-fájlokban vagy hozzáférés a jegyzetek előzményeihez.
Sticky Notes - Cetlik
Az alkalmazás elérhető a Windows 10 felhasználók számára, és nagyon egyszerűvé teszi jegyzetek létrehozását - digitális post-iteket készíthetünk különböző színű hátterekkel, és bárhová helyezhetjük őket az asztalon.
Naptárak és más eszközök találkozók, programok és határidők megtervezéséhez
Google Naptár
Az egyik legelterjedtebb, könnyen használható online naptár, integrálva a Gmailbe és a G Suite-ba. Lehetővé teszi az események automatikus hozzáadását, emlékeztet a közelgő találkozókra, csoportos találkozók szervezésére, valamint feladatokat és célokat adhatunk a létrehozott eseményekhez.
Több naptárt is létrehozhatunk (például egyes projekteknek vagy kollégáknak külön-külön), ezeket szinkronizálhatjuk és a könnyebb követhetőség érdekében különböző színekkel címkézhetjük.
Microsoft Outlook
Noha az Outlookot főleg e-mailekhez használják, naptárként, névjegyzékként és feladatlistaként is jól működik. Segíti a feladatok és események egyszerű hozzáadását és nyomon követését. Mivel az alkalmazás más Microsoft megoldásokkal is integrált, koherens megoldást jelent az összes erőforráshoz való hozzáférésre, valamint a mobil eszközökkel történő integrációt is megkönnyíti.
Doodle
Az ülések és találkozók szervezésének online eszköze, amelynek előnye az a lehetőség, hogy egyszerre több találkozóidőpontot javasolhatunk. Ezután a meghívott emberek szavaznak a javasolt alkalmakra, ezáltal leegyszerűsödik a megfelelő időpont megtalálása . Sőt, a Doodle nem követeli meg a meghívottktól, hogy rendelkezzenek saját fiókkal, egy egyszerű linkre kattintással szavazhatnak is.
Melyik megoldást válasszam?
A különböző szervezeteknek eltérő szükségleteik vannak, ráadásul a fenti eszközök közül sok hasznos lehet akár munkaidőn kívül is.
A CivilTech programban több közülük kedvezményesen elérhető, nézd meg a termékkatalógusunkat!
Távmunka rovat a Tudástárban - eszközök, tippek, módszerek az otthoni munkavégzéshez
