Mivel a felhasználásnak időbeli és a felhasználás jellegét tekintve is korlátai vannak, érdemes folyamatosan figyelemmel kísérni az egyes években kiutalt egyes összegek felhasználását, hogy a KOZ beszámoló elkészítésekor ne érjen senkit meglepetés, ami egy esetleges visszafizetési kötelezettséggel járna. Figyelni kell a KOZ elszámolások és a könyvelés összhangjára, illetve a felhasználás könyvelésben történő elkülönítésére is.
Ezekre figyelemmel a könyvvezetés során az SZJA1% felhasználását elkülönítetten kell kezelni akár gyűjtőszámok, munkaszámok, vagy projektszámok alkalmazásával, akár a főkönyvi számlák alábontásával. Szükséges lehet egy analitikus nyilvántartás is, hogy nyomon lehessen követni, hogy az egyes években beérkező összegek mely években kerültek felhasználásra. Az évzáráskor minden esetben fel kell leltározni, hogy az egyes években kiutalt SZJA1% összegekből mennyi maradt még, ami a következő évben felhasználható, és a fel nem használt részt passzív időbeli elhatárolásként kell a beszámoló mérlegében kimutatni. Az adott évi kiutalás KOZ elszámolásában viszont csak akkor kell tartalékolásként jelenteni a maradék összeget, ha az a kiutalás évében, és az azt követő évben sem került felhasználásra.
A pontos, éveken átnyúló nyilvántartás azért is fontos, mert hiába költi el a civil szervezet a pénz beérkezését követően másnap a teljes összeget, az erről szóló elszámolást csak a kiutalást követő 2. évben tudja benyújtani a NAV felé (akkorra jelenik meg az ezt lehetővé tevő nyomtatvány), így két-három évet kell egyszerre átlátni.
Fontos, hogy az SZJA 1% felhasználással kapcsolatos nyilvántartásokat, dokumentációt az általános bizonylat megőrzési rendelkezések szerint kell megőrizni. Az Adóhatóság az SZJA1% felhasználását a KOZ elszámolás beadásának évét követő évtől számított 5. év végéig ellenőrizheti.
Az adóhatóság mérlegelése szerint a kedvezményezett az Szftv-ben foglalt kötelezettségeinek megsértése esetén az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 220. § (1) bekezdése szerinti mulasztási bírsággal sújtható (500.000 Ft).
Érdemes tehát a nyilvántartásainkat átvizsgálni, és ha szükséges utólag korrigálni az elszámolást. Ez azt jelenti, hogy a kedvezményezett maga kezdeményezi a beadott KOZ közlemény módosítását.
