A NIOK Alapítvány és a Microsoft Magyarország közös Civil Tech Solutions sorozatának legutóbbi alkalmán civil és vállalati szakértőkkel beszélgettünk arról, mi volt az elmúlt időszakban az online események és közösségek sikerének kulcsa, hogyan készüljünk a nyitásra és a visszatérésre az offline térbe, és hogyan tervezzünk online és offline megoldásokkal a jövőben.
A beszélgetés résztvevői voltak:
- Dévényi Dóri, Art Group Marketing Kft.
- Gyimesi Bernadett, Medve Matek
- Gusztos Péter, SUHANJ! Alapítvány
- Gerencsér Balázs, NIOK Alapítvány
Összegyűjtöttünk néhány tippet és tanácsot, amelyek nem csak hasonlóan furcsa időkben, de a jövőben bármilyen helyzetben hasznosak lehetnek.
Kovácsoljatok belőle lehetőséget
Mondjuk ki bátran: 2020 márciusa kényszerhelyzetet hozott - azonban a kényszermegoldások mellett, vagy éppen azokból számtalan inspiráló ötlet és kreatív innováció is született. Gusztos Péter rávilágított, hogy a hátrányból előnyt és erőt kovácsolhatunk, ahogy azt a SUHANJ! közösségéhez tartozó fogyatékos emberek nap mint nap óriási kreativitással teszik. A váratlan helyzet olyan megoldások felé vihet minket, amelyekre korábban sosem gondoltunk volna, mutatott rá Gyimesi Berni.
A beszélgetés résztvevői számtalan nagyszerű példát hoztak. A SUHANJ! online edzéseket indított, a magyar költészet napján pedig kihívásra hívták követőiket: plank állásban kellett elszavalniuk József Attila Nagyon fáj című versét, hogy az edzőterem vendégeit és másokat megmozgassanak. A Medve Matek izgalmas online logikai játékot indított Logirintus néven, ami remek eszközt jelentett tanárok számára az online tanításhoz, és a matematika iránt érdeklődő gyerekek és szüleik számára is élményt jelentett. Habár az online eseményeknek megvannak a korlátai, olyanokat is elérhetünk velük, akik a földrajzi távolság vagy más akadályok miatt egy offline eseményre nem tudnának eljönni. Amennyi határt felépít az online tér, legalább annyit le is bont, fogalmazta meg Dévényi Dóri. Gerencsér Balázs arra biztatta a szervezeteket, hogy még nem késő, nézzenek körbe, gyűjtsék az újabb ötleteket, és bátran próbálják ki őket.
Építsetek online közösséget és csapatot
A beszélgetés résztvevői egyöntetűen hangsúlyozták, hogy az online térben, helyzetben különösen fontos, hogy közösségünket megtartsuk, és ha fizikailag távol is vagyunk egymástól, megteremtsük és erősítsük az összetartozás érzését. Az alábbi ötletek a szervezet szélesebb közösségét is összehozhatják, és belsős csapatépítésként is nagyszerűen működnek.
Közös online élményt jelenthet egy tematikus kvíz vagy játék valamely online eszköz segítségével (pl. Mentimeter, Kahoot), amelyekhez kihívást is kapcsolhatunk; tarthatunk kávézással összekötött kötetlen beszélgetést, de akár főzést vagy egyenesen vacsoracsatát is. A NIOK Alapítvány csapatának tippje (akik maguk is rendszeresen főznek együtt online): a hozzávalók listáját időben küldd el a résztvevőknek, hogy be tudják szerezni a különlegesebb hozzávalókat is, rizottófőzéshez pedig egy hosszabb estével tervezzetek! Egy másik megoldás, hogy magát a tevékenységet ugyan nem közösen végezzük, de élményeinket megosztjuk egymással: indíts film- vagy könyvklubot, és beszélgessetek élményeitekről, gondolataitokról.
Ha valamely ünnepet vagy a szervezet számára fontos napot egymástól távol töltitek, amennyiben lehetőségetek engedi, küldhettek ajándékcsomagot, egyszerű ebédet vagy süteményt egy kisebb közösség tagjai vagy munkatársak számára. Egy személyes üzenet még különlegesebbé teheti a meglepetést.
Rakjatok rendet
Egy olyan időszak, amikor a szervezet terveinek egy részét nem tudja megvalósítani, egyúttal felszabadult időt és kapacitást is jelenthet. Most végre idő juthat olyan feladatokra, amelyekre sosem volt, és mindig csak az örökké bizonytalan “egyszer” idejére tolódtak. Kerítsetek sort a régóta halogatott feladatkezelő bevezetésére (jó szívvel ajánljuk az Asanát), a könyvelés digitalizálására, leltározásra, raktározásra, vagy rendrakásra a fizikai terekben, szerverünkön, rendszereinkben - és akár a szervezet működésében!
A mindennapi feladatok közepette nehéz időt szakítani a hosszabb, átfogóbb folyamatokra, gondolkodósabb feladatokra, lehetséges változtatásokra. Használjátok ki a lehetőséget, hogy megerősítsétek a szervezet küldetését, stratégiát építsetek, tervezzetek/újratervezzetek, átgondoljátok és fejlesszétek programjaitokat, új megoldásokon ötleteljetek, felülvizsgáljátok a prioritásokat, és akár elengedjetek egyes tevékenységeket. Ne féljünk a változástól, hiszen előre vihet minket!
Újranyitás és a közeljövő eseményei
A hosszú, korlátozásokkal teli járványidőszak után a visszatérés sok örömöt tartogathat, de biztos nem lesz problémamentes. Másképp hatott ránk az otthoni munka, az elzártság, az esetleges betegség, veszteségek. Lesznek munkatársaink, önkénteseink között, akik óvatosabbak, és idő lesz, mire szívesen elmennek közösségbe, vagy egy nagyobb létszámú eseményre - legyünk velük megértőek, rugalmasak és türelmesek. Mások pedig biztosan alig várják, hogy megtehessék; hatalmas lendülettel fognak visszatérni közösségeikbe és belevetni magukat akár egy sűrű tömeg közepébe. Az egyéni felelősség mellett azonban mi is felelősséggel tartozunk közösségeinkért. A hivatalos enyhítéseken túl ezért érdemes lehet saját szabályokat hozni, fokozatosan nyitni és alakítani az eseményeket. Fontos megtudni, hogy közösségetek hogyan áll mindehhez, feltétlenül kérdezzétek meg őket, alakítsátok közösen az új szabályokat!
A nyitás ugyanakkor nem kell, hogy az online tevékenységek leállítását jelentse. A beszélgetés résztvevői kiemelték, hogy online nem csak többekhez vagy akár új emberekhez juthatunk el, de időt és költségeket is megtakaríthatunk. Az elsődlegesen információmegosztás célú események remekül működnek online, így előadásokat és alapvetően frontális képzéseket továbbra is érdemes ebben a formában tartani. Lehetnek más tevékenységek is, amelyekről bebizonyosodott, hogy online még jobban működnek: ilyenek lehetnek egyes megbeszélések, képzések, értékelések, különösen egymástól távol élő, nehezen összeszervezhető résztvevők számára.
Kipróbálhatunk hibrid megoldásokat is, ahol a résztvevők egy része személyesen gyűlik össze, mások pedig online kapcsolódnak be. Ebben az esetben ügyeljünk rá, hogy az online résztvevők is teljes értékűen részt tudjanak venni, és legyen egy szervező, aki ebben segít.
Minden szervezet működésében vannak azonban olyan események, ahol kiemelten fontos a személyes jelenlét és kapcsolódás. Ne hagyjuk, hogy az elmúlt időszak szokásai berögződjenek, és ezeket az eseményeket mindenképpen vigyük vissza a valós térbe, amint lehetséges. Az új, online térben elért közösségünk számára is biztosítsunk időről időre személyes találkozókat, kapcsolódási lehetőségeket.
Számos nagyvállalat és több civil szervezet is megtapasztalta a távmunka előnyeit, és hosszú távon is tervez rendszeres otthoni munkavégzéses napokkal. Ha a szervezet ebben gondolkodik, akkor fontos, hogy fokozott figyelmet fordítson majd a csapat személyes kapcsolódásaira, közös élményeire is.
